Actividad No. 3 - Generalidades sobre administración de Recursos Humanos

Material preparado por el Lic. Edgar Francisco González M., para el curso Administración de Recursos Humanos (On Line) 2007-II. Núcleo Maracay de la UNESR. Lectura básica de la Unidad  I.

Organización Social

            Desde que se conoce la existencia del hombre sobre la tierra, se sabe de su carácter gregario. Para lograr objetivos que solo no puede alcanzar, el hombre se asocia con sus semejantes dando lugar a diferentes formas de organizaciones sociales. En un principio fueron las hordas, luego las tribus y así sucesivamente hasta alcanzar las grandes ciudades cosmopolitas y las naciones. Estas asociaciones son de carácter dinámico: nacen, crecen, se desarrollan, se fusionan, se dividen y desaparecen en periodos de tiempo diferentes. Si tomamos como ejemplo al hogar, como la unidad organizacional más pequeña (puede haberlas más pequeñas aún) y a la Organización de las Naciones Unidas como la más grande, entonces podemos señalar que entre una y otra existe una cantidad infinita de organizaciones sociales.

            En ese orden de ideas, las organizaciones sociales tienen diferentes características determinadas por el tipo de organización y por las actividades que desempeñan. Según el tipo de organización, pueden ser públicas o privadas, con o sin fines de lucro, de hecho o de derecho, y de acuerdo al sector, pueden ser: agrícola y pecuario (sector primario de la economía), manufactureras (sector secundario) y comerciales y de servicios (sector terciario). El hombre moderno pasa la mayor parte de su vida desarrollando actividades en organizaciones de las que depende para nacer, crecer, vivir, desarrollarse, ganar el diario sustento, curar sus males y obtener los productos y servicios que necesita. La mayor parte del proceso productivo se lleva en las organizaciones, por lo tanto, la sociedad moderna se caracteriza por estar compuesta de organizaciones con o sin fines de lucro.

            El estudio realizado en este trabajo, es aplicable a todo  tipo de organizaciones. Según Klisberg (1975:31) al concepto de organización social cabe asignarle los siguientes contenidos:

• Es una institución social (conformada por dos o más personas).
• El centro de esa institución social es un sistema de actividades caracterizado por su coordinación consciente y su racionalidad.
• El conjunto de relaciones entre las actividades de la organización constituyen su estructura (organigrama), la cual, es relativamente estable en el tiempo.
• Tiende hacia determinados fines (objetivos que variarán de acuerdo al tipo de organización).
• Sus características, comportamiento y objetivos están profundamente incididos por las características del medio económico,  político, social y cultural, donde se desenvuelve. Tiene una relación de interacción mutua con el medio y a su vez con su acción, contribuye a moldear los rasgos del medio ambiente que le rodea.

            Así las cosas podemos afirmar, que una organización social es: “un sistema consciente y racionalmente coordinado de actividades, que tiende hacia determinados fines, posee una estructura, es relativamente estable en el tiempo e incide y es incidido por el medio ambiente”. En lo sucesivo y a los efectos de este trabajo, se utilizará la expresión  organización, para referirse a las organizaciones sociales.

El enfoque de sistemas

A los fines del estudio de las organizaciones, en este trabajo se utilizará el enfoque de sistemas, para lo cual, se debe comenzar por definir  dicho concepto. Un sistema es: “un modelo conformado por dos o más elementos (personas, animales, cosas y otros) que interactúan (guardan entre ellos una relación dinámica) en la búsqueda de objetivos definidos”.    Cuando estos sistemas interactúan además con el medio ambiente, afectándolo y siendo afectados, entonces decimos que son sistemas abiertos. Por lo dicho en los párrafos anteriores se puede afirmar, que las organizaciones son sistemas abiertos, ya que cumplen con los cuatro requisitos anteriormente indicados, que son: a) dos o más personas; b) que interactúan; c) en la búsqueda de un propósito determinado; y d) afectando y siendo afectadas por el medio ambiente.      

Características de los sistemas abiertos

Entre las más importantes características de los sistemas abiertos se pueden señalar las siguientes:

• Homeostasis dinámica: capacidad de los sistemas para recuperar su equilibrio, cuando ha sido afectado por algún factor externo o interno (por ejemplo: el cuerpo humano posee un sistema defensivo que se activa cuando alguna bacteria o virus penetra en él ).
• Entropía: propiedad que conduce al desgaste, al desorden y la muerte del sistema. No existe el sistema perpetuo o universal. Todos los sistemas mueren, es cuestión de tiempo.
• Son cíclicos: todos los sistemas obedecen a ciclos.
• Equifinalidad: poseen múltiples objetivos y diferentes caminos para alcanzarlos.
• Todo sistema pertenece a un sistema mayor y todo sistema se puede descomponer en subsistemas.
• Información como insumo: las actividades y las relaciones que se dan en el sistema, obedecen a informaciones contenidas en normas, procedimientos, reglas, políticas, manuales, leyes, reglamentos y otros, que condicionan su comportamiento.

Elementos del sistema abierto

Los elementos de un sistema son cuatro (04) a saber: entrada – proceso – salida y retroalimentación. Las entradas están conformadas por los recursos (materiales, financieros, tecnológicos y humanos). En el interior del sistema todas las entradas se involucran en un proceso que tiene como finalidad un producto final o servicio que es la salida. La retroalimentación es la información procedente de la comparación entre lo planificado inicialmente  y los resultados obtenidos o salida. Por razonamiento lógico, al comenzar un nuevo ciclo se toman las previsiones del caso, para corregir cualquier anormalidad observada u obtenida en el ciclo anterior. La organización aprende así, de su propia experiencia.

          

Fuente: Chiavenato (2000).

            La Administración

            Las organizaciones, conformadas básicamente por personas, al iniciar sus actividades se estructuran (forman capas de jerarquías) destacándose los liderazgos de quienes las dirigen. Esta acción da lugar al manejo de la organización que recibe también los nombres de gerencia, administración, gestión, dirección y otros, pero que en la práctica  es la función de planificar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades conducentes al logro de los objetivos organizacionales. En algunas oportunidades se hace referencia solo a la planificación, ejecución y control, quedando las demás funciones incluidas dentro de estas. A los fines didácticos es frecuente utilizar: planificación, organización, dirección y control, que es la definición que se utilizará en este trabajo.

          Con frecuencia se oye decir, que la personalidad de las organizaciones está determinada por  la suma de las personalidades de los hombres y mujeres que la dirigen; ello lleva a establecer, que la personalidad de las organizaciones es diferente a la personalidad de quienes la dirigen, o sea, que tienen su propia personalidad y que al igual que los humanos, no existen dos organizaciones iguales. Por lo tanto, la forma de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades es muy sui generis de cada organización.

            A través de las funciones administrativas se maneja a las organizaciones (como a un gran barco trasatlántico), ellas están presentes en todas  y todo tipo de organizaciones. Están presentes en la Iglesia (Administración Religiosa), en los hoteles (Administración Hotelera), en las cárceles (Administración Penitenciaria), en los hospitales (Administración Hospitalaria o de Salud), en las comunidades organizadas (Administración Comunal), y por supuesto, en las organizaciones comerciales e industriales. La acción de conducir a la organización se llama administrar,  manejar, dirigir, o gerenciar. Para Fayol, citado por Reyes (1994:17), “Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”.

            Cuando la organización se estructura, aparecen niveles intermedios de administración o gerencia que están determinados por las funciones que les son inherentes. Es así, que aparece la administración de ventas, la administración financiera, la administración de la producción, la administración de los recursos humanos y otros de acuerdo al tipo y necesidad de la organización. A los efectos de este curso, en lo adelante se revisará lo atinente a la Administración de Recursos Humanos(ARH)  y a los sub sistemas que le conforman.

Administración de Recursos Humanos

Concepto

            Aplicando lo dicho en los párrafos que anteceden, la  ARH sería: la aplicación de los principios de las ciencias administrativas, en cuanto a la  planificación, organización, dirección y control de los recursos humanos, para alcanzar los objetivos organizacionales .  Para el autor  Terry  (2000:304) la ARH:

Reúne todos los recursos básicos en forma ordenada y acomoda a las personas en esquemas aceptables para que puedan  desempeñar las actividades requeridas. La organización une a las personas en tareas interrelacionadas. Está pensada para ayudar a que  la gente trabaje junta con eficiencia hacia el logro de objetivos específicos.

            Por lo tanto, la organización se refiere a la distribución de las actividades que corresponde desempeñar a cada miembro del personal, indicando sus responsabilidades, para lograr en forma conjunta y eficaz los objetivos organizacionales.

Características

            La ARH presenta ciertas características que le identifican y que hay que tener muy en cuenta a la hora de estudiarla, describirla y entenderla, ellas son:

• Multidisciplinariedad: Las áreas de actividad humana en la actualidad, están determinadas por la influencia  de numerosas disciplinas; de allí que para entender la fenomenología que les es propia, haya que utilizar principios y teorías de múltiples disciplinas científicas. Así, en la ARH, se aplican principios del derecho, de la economía, de la medicina, de la ingeniería, de la antropología, de la psicología, de la sociología, de la matemática, sin que esta lista sea taxativa.
• Es Contingente: Implica el aquí y ahora. La ARH es una disciplina nueva y muy dinámica, para ella no hay leyes ni principios universales, depende del tipo de organización, del ambiente, de la tecnología empleada, del estilo de dirección, de las políticas y normas, de la filosofía organizacional, de la concepción acerca del hombre y su naturaleza y de la calidad y cantidad de los recursos humanos. En la medida en que estos elementos cambian, varia también la ARH cuyas técnicas no son rígidas  ni inmutables, sino altamente flexibles y adaptables, de allí su carácter contingente.
• Tiene Responsabilidad de línea y función de Staff: Cada jefe o gerente responde por los recursos humanos puestos a su disposición, ya sea de línea o de asesoría, de ventas, producción, finanzas o personal. Toda la organización comparte la responsabilidad de la ARH. No obstante, para que las diferentes jefaturas, desde el máximo jefe hasta el más pequeño supervisos o capataz, actúen de una manera uniforme y consistente se necesita un organismo de staff (asesoría y consulta) que les proporcione la orientación debida acerca de la aplicación de leyes, normas, reglas y procedimientos relativos al manejo de los recursos humanos. Además, el organismo de staff debe prestar servicios especializados (reclutamiento y selección, capacitación, manejo de quejas y reclamos, análisis y evaluación de cargos, etc.) y enviar propuestas y recomendaciones a las demás jefaturas para que tomen decisiones adecuadas y ajustadas al deber ser.
• Es un proceso: La ARH debe buscar a las personas, integrarlas a la organización, capacitarlas, hacerlas trabajar, recompensarlas y monitorearlas. Este proceso puede representarse como un modelo o sistema, conformado por varios subsistemas. El autor Chiavenato (2000), identifica cinco procesos básicos en la administración de personal, ellos son: subsistema de provisión o alimentación, subsistema de   aplicación, subsistema de desarrollo, sub sistema de mantenimiento y subsistema de seguimiento y control del personal.

Fuente: Chiavenato (2000).

            Objetivos

Siguiendo al autor Chiavenato (2000:165), la Administración de Recursos Humanos consiste en:

…planear, organizar, desarrollar, coordinar y controlar técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, al mismo tiempo que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.

            Es obvio, de acuerdo al análisis de la cita anterior, que una administración de recursos humanos moderna, además de tener recursos humanos capaces de alcanzar los objetivos organizacionales, también debe proporcionar condiciones para que esos recursos humanos se mantengan trabajando en la organización de acuerdo a sus propios objetivos de vida. Para el autor citado, los objetivos de la administración de recursos humanos son:

• Crear, mantener y desarrollar un conjunto de personas con habilidades, motivación y satisfacción suficientes para conseguir los objetivos de la organización.
• Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan lka aplicación, el desarrollo y la satisfacción plena de las personas y el logro de los objetivos individuales.
• Alcanzar  eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles.

Dificultades básicas de la ARH

            Administrar personas es bastante diferente a la administración de otros elementos o recursos organizacionales. Por naturaleza, existen muchas leyes y normas que aplican al comportamiento de las personas, la dialéctica lleva a la interpretación de situaciones  que pueden coincidir o discrepar, de allí que se presenten numerosas dificultades en el manejo de los recursos humanos. Siguiendo al autor antes citado, este identifica algunas de ellas:

·         La ARH está relacionada con recursos (los recursos son medios para alcanzar los fines) y no con fines.

·         La ARH maneja recursos vivos, sumamente complejos, diversos y variables que son las personas, vienen del ambiente, se desarrollan y cambian de actividades, de valores y de posición.

·         Los recursos humanos están distribuidos en las diversas dependencias de la organización. Cada jefe es responsable directo de sus subordinados.

·         La ARH se preocupa fundamentalmente por la eficiencia y la eficacia.

·         La ARH opera en ambientes que ella no ha determinado y sobre los que tiene poco poder de control. De ahí que por lo general, tiene que acomodarse, transigir y adaptarse.

·         Los patrones de desempeño y calidad  de los recursos humanos son muy complejos y diferenciados, varían según el nivel jerárquico, el área de actividad, la tecnología aplicada y el tipo de tarea o función.

·         La ARH no trata directamente con fuentes de ingreso. Existe el prejuicio según el cual, tener personal implica realizar un gasto. La mayor parte de las organizaciones distribuye sus recursos humanos en función de centros de costos y no en función de centros de ganancias, como debe ser.

·         La dificultad de saber si la ARH lleva a cabo o no un buen trabajo es uno de los aspectos más críticos. La ARH está llena de riesgos y desafíos no controlados y ni controlables, que no siguen un estándar determinado y son imprevisibles.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Chiavenato, I. (2000). Administración de Recursos Humanos. Quinta Edición. Edit. Mc Graw Hill. Bogotá.

Kliksberg, B. (1975). El pensamiento organizativo: del taylorismo a la teoría de la organización. La “Administración Científica” en discusión. Edit. Paidos. Buenos Aires.

Reyes, A. (1994). Administración de Empresas. Teoría y Práctica. Primera Parte. Edit. LIMUSA. México.

Terry, S. 2000. Introducción a la teoría de la Administración de Recursos Humanos. Edit. Mc Graw Hill. México.

Actividades de Aprendizaje:

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